“Some people are better at being number twos”

In business, the entrepreneur or CEO at the top needs a unique set of skills to do their job perfectly. In my experience, what makes a leader great comes down to three things: having an inspiring vision for the future that others can relate to; knowing how to find the right people for the roles needed to achieve this vision and coaching them in that direction; and maintaining a relentless focus on what clients want and need, while executing the business to deliver it.

At Alex van Groningen, I learned from two very effective leaders – Alex and Melle – how this is done. During my own brief period as a manager, I discovered I’m a different type of leader. Not the centerpiece, but more of a behind-the-scenes guy: strategy, advice, and flawless execution of my own role.

In the leader’s seat, you must be very good at conflict resolution. I am not good at that. Silvio Dante, Tony Soprano’s number two (who spoke the quote above), noticed how difficult this is when he briefly took the top spot while Tony was incapacitated.

I can relate. I’m not good at dealing with unhappy people, nor does it energize me to constantly engage with others about their work and inspire them to do better. I much prefer to focus on my own job and deliver the best possible performance I can. In other words, I’m better at being number two. And I relate more to the consiglieri characters in movies.

Their bosses were often the big egos – think Michael Corleone, John Gotti, or Tony Soprano. They accomplished a lot, that’s for sure. But more than once, their number twos did things they couldn’t. A good number two understands the strategy like no other and often has an even better sense of the risks that might disrupt the strategic agenda. Like Tom Reagan in Miller’s Crossing realized that Leo shouldn’t protect Bernie Bernbaum because it would hurt their business.

Also, the consiglieri aren’t afraid to take decisive action when needed. Like when Silvio Dante whacked Burt Gervasi on his own initiative after discovering Burt was talking to their enemies in New York. In short, I relate more to number twos than to the boss in the top seat.

What about you – are you a top leader or more like a number two like me?

To give you a better sense of what makes a good second-in-command, here’s my Top 5 Consiglieri in Movies:

5. Genco Abbandando, The Godfather Part II

Genco Abbandando is a significant character in ‘The Godfather’ novel, though he hardly appears in the movies. In The Godfather Part II, he appears only in Vito’s 1920s flashback storyline, portrayed by Frank Sivero as a young man. Genco is shown as Vito’s childhood friend and ally in New York’s Little Italy, working at his father’s grocery store. Their early friendship is depicted, but he doesn’t actively advise Vito on-screen. Still, since he’s described as a legendary consigliere in the novel, I include him here.

4. Joe Armone, Gotti

In the movie Gotti, a realistic portrayal of John Gotti’s rise within the Gambino Family, Dominic Chianese (Uncle Junior in The Sopranos and Johnny Ola in The Godfather Part II) plays Joe Armone – consigliere first to Carlo Gambino and then to Paul Castellano, who was allowed to retire and start a coffee shop. There, he still gave advice free of charge. Gotti comes to see him, and Joe tells him the difficult truth: John broke the rules by whacking a boss without the commission’s approval. And now he’s breaking the oldest rule of Cosa Nostra: he’s appearing in the media. A mob boss doesn’t belong on the cover of Time Magazine, capeesh? But John Gotti, you know: you can’t tell him anything. He won’t listen to Joe’s sound advice and ends up in jail for life.

3. Tom Hagen, The Godfather

Tom Hagen served no fewer than three Corleones as consigliere: first Vito, then Sonny, and finally Michael. What makes him so effective is his supreme knowledge of law and business, which enables him to advise the Don on a wide range of affairs. The reason I rank him below numbers 1 and 2 is that Tom isn’t a very good wartime consigliere. He didn’t see through Barzini’s manipulations and the trap that eventually got Sonny killed. Still, he’s a very good guy to have in your corner.

2. Tom Reagan, Miller’s Crossing

While writing this blog, this is the first time I noticed his name rhymes with Tom Hagen. Funny, because Miller’s Crossing also starts with a Godfather-esque scene in the big boss’s office with his counselor Tom close behind him – very similar to the opening of the first Godfather film. So why is Tom Reagan a good consigliere despite acting against his boss’s will? Because of his wits, his sharp strategic mind, and his ability to see three steps ahead on the chessboard. It’s Tom who ultimately wins the gang war for his boss Leo. What more proof do you need of his skills?

1. Silvio Dante, The Sopranos

Yes, Silvio Dante is the ultimate consigliere. Extremely loyal and devoted to the Family. In The Sopranos, he constantly works on the guys, squashing dissent among the ranks and ensuring that Tony’s decisions are followed through to a T. He’s also not afraid to get his hands dirty when needed – like personally taking care of a number of rats for the crew (Jimmie Altieri and Adriana). In the final episode, when he’s in a coma, even the cold Tony seems to realize how good a friend and loyal associate Silvio has been.

READ ALSO: 10 Management Lessons From Highly Successful Gangsters

Zo overleef je een reorganisatie

Bij het bedrijf waar ik werk is recentelijk een reorganisatie uitgevoerd. Daarbij zijn de functies van vijf collega’s komen te vervallen. Ik behoor niet tot de ongelukkigen. Want ondanks de personeelsschaarste is het geen goede tijd om werkloos te zijn. Veel bedrijven zijn aan het bezuinigen, automatiseren, en zoveel mogelijk functies aan het uitfaseren om hun winstgevendheid op peil te houden.

Zelf heb ik vijftien jaar geleden geleerd hoe je een toekomstige reorganisatie bij je bedrijf kunt overleven – als je het slim speelt. Bij mijn toenmalige werkgever was in 2009 een interim manager aangesteld om schoon schip te maken. Hij had flink de pik op mij en heeft zijn uiterste best gedaan om mij eruit te werken.

Hij had ongelijk uiteraard: ik was wel een goede werknemer. Maar op een aantal punten had ik nog wel wat te leren. Ten eerste was ik niet zo’n goede planner. Dat ben ik gaan leren via een paar geweldige cursussen. Nu ben ik de beste redactie-planner die er te vinden is. Ten tweede had ik moeite om mijn toegevoegde waarde helder te formuleren en inzichtelijk te maken.

Sindsdien probeer ik één vraag regelmatig aan mezelf te beantwoorden: Stel dat ik er morgen niet meer ben; wat mist mijn bedrijf dan allemaal en welke kosten zou het met zich meebrengen om dat gat op te vullen?

Als je antwoord op deze vraag een lange lijst voordelen omvat – unieke taken die jij beter uitvoert dan wie dan ook, processen die jij soepel laat verlopen, samenwerkingen die jij mogelijk maakt – dan is de kans aanzienlijk kleiner dat je eruit wordt gegooid.

Toch kun je, ondanks al je inspanningen, onterecht worden geofferd. Bijvoorbeeld door een incompetente manager. Dat is lastig te voorkomen, maar populair zijn bij invloedrijke collega’s kan helpen. Daarnaast is een sponsor binnen het managementteam goud waard.

Een andere risicofactor is werken voor een slecht presterende afdeling die wordt wegbezuinigd. In dat geval moet jij jezelf profileren als een werknemer die echte waarde toevoegt. Zorg dat je niet bekendstaat als iemand ‘die alleen maar loopt te zeiken en tegenwerken’. Dan vlieg je er bij een reorganisatie als eerste uit.

Tot nu toe hebben deze lessen mij behoed voor ontslag. Maar garanties voor de toekomst zijn er niet. Wat ik wel weet, is dat je vroegtijdig maatregelen moet nemen om jezelf te beschermen. Zodra een reorganisatie wordt aangekondigd, is het te laat om je positie nog te verstevigen. Begin daarom vandaag al met het verbeteren van je vaardigheden, het zichtbaar maken van je toegevoegde waarde en het bouwen van strategische relaties binnen je bedrijf.

Tot slot nog deze vijf DO’S om niet ontslagen te worden:
1) Don’t be a pain in the ass.
2) Bereken regelmatig te persoonlijk ROI (Return On Investment).
3) Werk je voor een verlieslatend onderdeel? Probeer intern te verhuizen.
4) Mis je skills? School jezelf bij.
5) Zorg voor interne fans en invloedrijke sponsors.

En vijf DON’TS
1) Tijd en energie steken in projecten die niemand belangrijk vindt.
2) Onzichtbaar zijn.
3) De verkeerde mensen irriteren.
4) Niet of onvoldoende bijdragen.
5) Niet doen wat je beloofd of afgesproken hebt.

Rest mij tot slot nog de taak om Dirk – de interim manager die mij destijds wilde ontslaan – te bedanken. Ja, het was een lul en hij had ongelijk, maar ik heb wel een paar waardevolle lessen van hem geleerd. Van je vijanden kun je misschien nog wel veel meer leren dan van je vrienden.

Veel succes met niet ontslagen worden!

5 gereedschappen voor effectief leiderschap

De competenties van een team kunnen uitmuntend zijn, maar echt high performing wordt het team pas wanneer er effectief leiderschap wordt toegepast. Heb je de ambitie, moed en het commitment om jouw (leiderschaps)impact te vergroten? De volgende vijf gereedschappen helpen hierbij.

1. Psychological safety
‘What makes a team great’? Dit was de kernvraag van een meerjarig onderzoek dat Google in 2012 startte. De ambities en verwachtingen waren hooggespannen: Google wilde hét algoritme ontdekken van het perfecte team middels dataverzameling en -analyse op ongekende schaal. Maar het antwoord kwam uiteindelijk niet uit de patronen die de data blootlegde, maar uit iets anders. De gemene deler die maakte dat teams tot de best presterende behoorden, was de aanwezigheid van ‘psychological safety’. Te definiëren als de mate van onderling vertrouwen en respect, die maakt dat mensen zich kunnen uiten zonder angst voor afwijzing en veroordeling. Natuurlijk zijn er ook andere elementen van belang, maar psychologische veiligheid is de kurk waar een (duurzaam) goed presterend team op drijft.

De manager is de ‘leader of the pack’. In zijn leidinggevende rol heeft hij grote invloed op de normen van een team en daarmee op de ‘psychological safety’. Iemand maakt tijdens een vergadering een gevoelige opmerking en een collega knalt daar keihard overheen. Iedereen kijk naar de leidinggevende. Wat ga jij doen? Als jij het laat lopen, dan durft niemand ooit meer zo’n gevoelige opmerking te maken. Door niets te doen, bepaal jij de norm. Door doortastend in te grijpen, breng je in deze situatie juist rust, stabiliteit en veiligheid. Een manager die niet ingrijpt kan zo het gevoel van veiligheid kapot maken, maar het gaat ook andersom. Optreden in een situatie die daar niet om vraagt is overbodig leiderschap. Micromanagement doet afbreuk aan het gezag van de manager.

2. Stepping Stones

Als we kijken naar onze prestaties, hebben we vaak de neiging naar grote projecten te kijken. Voor een leider die anderen wil inspireren, is het goed om naast de grote piketpalen ook te kijken naar kleinere doelen en de geleerde lessen hiervan. Dit noemen we stepping stones. Deze bestaan uit drie elementen:
1. Wat zijn de behaalde resultaten?
2. Welke acties heb je ondernomen?
3. Wat zijn de geleerde lessen?
Bijvoorbeeld, je wilt een teamvergadering houden die echt zinvol is (1). Acties zijn de mensen er tijdig bij betrekken en de vergadering goed voorbereiden (2). De geleerde les (3) is de vergadering vroeg te houden als iedereen nog fris is. Dagelijks stilstaan bij de Stepping Stones, en die vooral ook te delen met je team, zorgt ervoor dat er een groter bewustzijn ontstaat van wat succes drijft in het team en binnen de organisatie.

3. Interactie met DISC
Iedereen kent wel een rode baas die altijd heel directief is en waar mensen soms zelfs een beetje bang voor zijn. Dat is de rode D-stijl. Gele mensen (I-stijl) zijn de hele enthousiaste, spraakzame ideeënmachines en aanjagers van verandering. Dan heb je de blauwe C-stijl met als bekendste voorbeeld: de boekhouder. Ze zijn erg van de feiten en details en houden niet van onnodige fouten door te haastig handelen. Tot slot is er de rustige groene S-stijl, mensen die op zoek zijn naar harmonie. Deze stabiele medewerkers zijn vaak gevoelig voor spanning en mijden conflict als het kan.

Veel professionals ‘hebben hier niks mee’ en vinden het maar mensen in hokjes duwen. Wat ze dan vergeten is dat er ten eerste geen oordeel aan hangt; het zijn slechts gedragsvoorkeuren. Ten tweede is DISC voor leidinggevenden een heel belangrijke tool om de effectiviteit van hun communicatie te vergroten. Wanneer je de gedragsvoorkeuren van je teamleden kent, kun je hier handig op inspelen. Stel bijvoorbeeld dat je een manager met een D-stijl wilt vragen om medewerking aan een project, dan zul je de voordelen direct in het begin heel duidelijk moeten benoemen: hogere omzet, lagere kosten, tijdswinst, enzovoorts. Anders is de kans dat hij (of zij) zijn/haar kostbare tijd gaat investeren erg klein.

4. Chunking
Als je niet weet wat er leeft binnen je bedrijf kun je niet de acties inzetten die nodig zijn om beter te worden. Chunking is een effectieve manier om de uitdagingen van de groep, en de gedachtes en gevoelens die leven, boven tafel te krijgen. Het is een vraagtechniek waarmee je informatie kunt verhelderen, patronen kunt herkennen en gemeenschappelijke grond kunt vinden. Je kunt op drie manieren chunken.

Upchunken is het bewegen naar een abstracter niveau. Upchuncken gebruik je wanneer mensen verzanden in details of onvoldoende de grote lijn zien. Ook inzetbaar om patronen te gaan herkennen. Enkele upchunck vragen:
● Waar is dat een onderdeel van?
● Wat is de intentie daarachter?

Een concept onderverdelen in deelconcepten noemen we down chunking. Een website als FM.nl maakt hier gebruik van door de content te verdelen in thema’s: financiering, accounting, business control, et cetera. Zonder categorieën zou het een rommeltje worden.

Lateral chuncken is het bewegen op hetzelfde niveau. Voorbeeldvragen:
● Wat zijn daar andere voorbeelden van?
● Waar zie je dat nog meer?

Chunking kun je als leider gebruiken om duidelijkheid te creëren voor jezelf en anderen. Bijvoorbeeld, stel dat de directeur zegt dat hij openheid belangrijk vindt. Dat is een hol begrip. Wat bedoelt hij precies? Betekent dit dat hij aanmoedigt dat medewerkers op alle niveaus elkaar feedback gaan geven? En als een medewerker een manager (omhoog) aanspreekt, dekt de directeur hem dan? Chunking stelt je in staat vage zaken kristalhelder te maken.

5. Feedforward geven
Dit is een cruciaal gereedschap voor leiders en een noodzakelijke vaardigheid voor het omgaan met conflicten, het managen van verwachtingen of teleurstellingen en het aankaarten van gevoelige issues. Feedforward werkt als volgt: je vertelt je gesprekspartner wat je waarneemt, wat het effect daarvan is, en je doet een voorstel voor de toekomst. Bijvoorbeeld: “Je was vorige week te laat met het aanleveren van je stukken voor de rapportage (waarneming). Het effect is dat twee collega’s hebben moeten overwerken. Mijn voorstel is om je werk voortaan tijdig aan te leveren en als je hier voor wat voor reden dan ook niet aan kunt voldoen, dat je tijdig bij mij aan de bel trekt.”

Het grote voordeel van deze techniek is dat je het voor jezelf en de ander inzichtelijk maakt waar jouw oordeel vandaan komt. Daarmee is het niet de waarheid en heb je nog geen gelijk. Je maakt alleen jouw gedachtenproces helder en bespreekbaar.

De rol van de leider is gericht op het beter maken van het systeem. Boos worden, incidenten bespreken, feedforward toepassen, het zijn allemaal instrumenten waarmee je het systeem beter kunt maken. Elke dag weer opnieuw. Je bent als leider continu aan het fijn slijpen. En dat is heel leuk om te doen.

Oorspronkelijk geschreven voor FM.nl

Prototypes op de werkvloer: De IT’er

Ik mis The Office US, misschien wel de grappigste serie ooit gemaakt. Gelukkig kan ik ook lachen om de werkelijkheid. De serie werkte zo goed omdat het de absurditeit van de werkelijkheid wist uit te vergroten. De personages zijn echt. En ik hoef maar de kantoortuin van mijn werk in te staren en ik zie ze zitten. Deze ‘personages’ zijn ook heel echt en regelmatig ook hilarisch. Je kent ze wel: de veel te extraverte en luidruchtige sales collega’s. Altijd aan het opscheppen over wat ze allemaal gepresteerd hebben. Of de journalisten: hun vingers en tanden geel van het shag roken en altijd ruzie met collega’s omdat ze zo stronteigenwijs zijn. De manager die professionals stoort omdat hij geweldige ideeën heeft hoe het allemaal beter kan, alleen komt er nooit wat van terecht. En dan is er natuurlijk de IT’er. Voor dit prototype hoef je niet verder te kijken dan deze mail van mijn zeer gewaardeerde collega Niels:

Collega’s,

Vanaf vrijdag verwelkomen we een nieuwe collega bij IT: Arnold de Xxxxxxxxx.

Arnold heeft 3+ jaar ervaring als Software Developer en hij gaat ons ondersteunen in de dagelijkse werkzaamheden.

Voor de (star-)trekkies in kantoor, hij spreekt ook Klingon. “majQa’ Arnold” = Klingon voor “Welkom Arnold” 😀


Inmiddels 5 developers in ons team

Het zijn dit soort geweldige collega’s die zorgen voor de dagelijkse reminder: er is genoeg hilariteit te vinden in de alledaagse realiteit.