5 gereedschappen voor effectief leiderschap

De competenties van een team kunnen uitmuntend zijn, maar echt high performing wordt het team pas wanneer er effectief leiderschap wordt toegepast. Heb je de ambitie, moed en het commitment om jouw (leiderschaps)impact te vergroten? De volgende vijf gereedschappen helpen hierbij.

1. Psychological safety
‘What makes a team great’? Dit was de kernvraag van een meerjarig onderzoek dat Google in 2012 startte. De ambities en verwachtingen waren hooggespannen: Google wilde hét algoritme ontdekken van het perfecte team middels dataverzameling en -analyse op ongekende schaal. Maar het antwoord kwam uiteindelijk niet uit de patronen die de data blootlegde, maar uit iets anders. De gemene deler die maakte dat teams tot de best presterende behoorden, was de aanwezigheid van ‘psychological safety’. Te definiëren als de mate van onderling vertrouwen en respect, die maakt dat mensen zich kunnen uiten zonder angst voor afwijzing en veroordeling. Natuurlijk zijn er ook andere elementen van belang, maar psychologische veiligheid is de kurk waar een (duurzaam) goed presterend team op drijft.

De manager is de ‘leader of the pack’. In zijn leidinggevende rol heeft hij grote invloed op de normen van een team en daarmee op de ‘psychological safety’. Iemand maakt tijdens een vergadering een gevoelige opmerking en een collega knalt daar keihard overheen. Iedereen kijk naar de leidinggevende. Wat ga jij doen? Als jij het laat lopen, dan durft niemand ooit meer zo’n gevoelige opmerking te maken. Door niets te doen, bepaal jij de norm. Door doortastend in te grijpen, breng je in deze situatie juist rust, stabiliteit en veiligheid. Een manager die niet ingrijpt kan zo het gevoel van veiligheid kapot maken, maar het gaat ook andersom. Optreden in een situatie die daar niet om vraagt is overbodig leiderschap. Micromanagement doet afbreuk aan het gezag van de manager.

2. Stepping Stones

Als we kijken naar onze prestaties, hebben we vaak de neiging naar grote projecten te kijken. Voor een leider die anderen wil inspireren, is het goed om naast de grote piketpalen ook te kijken naar kleinere doelen en de geleerde lessen hiervan. Dit noemen we stepping stones. Deze bestaan uit drie elementen:
1. Wat zijn de behaalde resultaten?
2. Welke acties heb je ondernomen?
3. Wat zijn de geleerde lessen?
Bijvoorbeeld, je wilt een teamvergadering houden die echt zinvol is (1). Acties zijn de mensen er tijdig bij betrekken en de vergadering goed voorbereiden (2). De geleerde les (3) is de vergadering vroeg te houden als iedereen nog fris is. Dagelijks stilstaan bij de Stepping Stones, en die vooral ook te delen met je team, zorgt ervoor dat er een groter bewustzijn ontstaat van wat succes drijft in het team en binnen de organisatie.

3. Interactie met DISC
Iedereen kent wel een rode baas die altijd heel directief is en waar mensen soms zelfs een beetje bang voor zijn. Dat is de rode D-stijl. Gele mensen (I-stijl) zijn de hele enthousiaste, spraakzame ideeënmachines en aanjagers van verandering. Dan heb je de blauwe C-stijl met als bekendste voorbeeld: de boekhouder. Ze zijn erg van de feiten en details en houden niet van onnodige fouten door te haastig handelen. Tot slot is er de rustige groene S-stijl, mensen die op zoek zijn naar harmonie. Deze stabiele medewerkers zijn vaak gevoelig voor spanning en mijden conflict als het kan.

Veel professionals ‘hebben hier niks mee’ en vinden het maar mensen in hokjes duwen. Wat ze dan vergeten is dat er ten eerste geen oordeel aan hangt; het zijn slechts gedragsvoorkeuren. Ten tweede is DISC voor leidinggevenden een heel belangrijke tool om de effectiviteit van hun communicatie te vergroten. Wanneer je de gedragsvoorkeuren van je teamleden kent, kun je hier handig op inspelen. Stel bijvoorbeeld dat je een manager met een D-stijl wilt vragen om medewerking aan een project, dan zul je de voordelen direct in het begin heel duidelijk moeten benoemen: hogere omzet, lagere kosten, tijdswinst, enzovoorts. Anders is de kans dat hij (of zij) zijn/haar kostbare tijd gaat investeren erg klein.

4. Chunking
Als je niet weet wat er leeft binnen je bedrijf kun je niet de acties inzetten die nodig zijn om beter te worden. Chunking is een effectieve manier om de uitdagingen van de groep, en de gedachtes en gevoelens die leven, boven tafel te krijgen. Het is een vraagtechniek waarmee je informatie kunt verhelderen, patronen kunt herkennen en gemeenschappelijke grond kunt vinden. Je kunt op drie manieren chunken.

Upchunken is het bewegen naar een abstracter niveau. Upchuncken gebruik je wanneer mensen verzanden in details of onvoldoende de grote lijn zien. Ook inzetbaar om patronen te gaan herkennen. Enkele upchunck vragen:
● Waar is dat een onderdeel van?
● Wat is de intentie daarachter?

Een concept onderverdelen in deelconcepten noemen we down chunking. Een website als FM.nl maakt hier gebruik van door de content te verdelen in thema’s: financiering, accounting, business control, et cetera. Zonder categorieën zou het een rommeltje worden.

Lateral chuncken is het bewegen op hetzelfde niveau. Voorbeeldvragen:
● Wat zijn daar andere voorbeelden van?
● Waar zie je dat nog meer?

Chunking kun je als leider gebruiken om duidelijkheid te creëren voor jezelf en anderen. Bijvoorbeeld, stel dat de directeur zegt dat hij openheid belangrijk vindt. Dat is een hol begrip. Wat bedoelt hij precies? Betekent dit dat hij aanmoedigt dat medewerkers op alle niveaus elkaar feedback gaan geven? En als een medewerker een manager (omhoog) aanspreekt, dekt de directeur hem dan? Chunking stelt je in staat vage zaken kristalhelder te maken.

5. Feedforward geven
Dit is een cruciaal gereedschap voor leiders en een noodzakelijke vaardigheid voor het omgaan met conflicten, het managen van verwachtingen of teleurstellingen en het aankaarten van gevoelige issues. Feedforward werkt als volgt: je vertelt je gesprekspartner wat je waarneemt, wat het effect daarvan is, en je doet een voorstel voor de toekomst. Bijvoorbeeld: “Je was vorige week te laat met het aanleveren van je stukken voor de rapportage (waarneming). Het effect is dat twee collega’s hebben moeten overwerken. Mijn voorstel is om je werk voortaan tijdig aan te leveren en als je hier voor wat voor reden dan ook niet aan kunt voldoen, dat je tijdig bij mij aan de bel trekt.”

Het grote voordeel van deze techniek is dat je het voor jezelf en de ander inzichtelijk maakt waar jouw oordeel vandaan komt. Daarmee is het niet de waarheid en heb je nog geen gelijk. Je maakt alleen jouw gedachtenproces helder en bespreekbaar.

De rol van de leider is gericht op het beter maken van het systeem. Boos worden, incidenten bespreken, feedforward toepassen, het zijn allemaal instrumenten waarmee je het systeem beter kunt maken. Elke dag weer opnieuw. Je bent als leider continu aan het fijn slijpen. En dat is heel leuk om te doen.

De belangrijkste regel voor effectieve communicatie

‘Hoe kan dit nou mis zijn gegaan, ik heb het toch tig keer uitgelegd?!?’

Bovenstaande quote zal je vast bekend in de oren klinken. In samenwerkingen – of die nu op het werk of elders plaatsvinden – gaan dingen verkeerd. Instructies worden niet opgevolgd of op de verkeerde wijze. Meestal krijgt de uitvoerder in zo’n geval de schuld. ‘Je hebt niet opgelet’, ‘ik kan ook niks aan anderen overlaten’, ‘heb je mijn mail niet gelezen?’, et cetera, et cetera.

Maar eigenlijk heeft de zender van de boodschap zelf gefaald. De boodschap is immers niet aangekomen.

Effectief Communiceren

De effectiviteit van communicatie is maar op één manier te meten, en dat is door te kijken naar de effecten van die communicatie. Wanneer iemand de instructie –kennelijk– niet heeft begrepen, want fouten heeft gemaakt, was de communicatie schijnbaar onvoldoende of onvoldoende duidelijk.

De belangrijkste regel voor effectieve communicatie is dan ook dat je als zender 100 procent verantwoordelijk bent voor het overbrengen van de boodschap. De ontvanger is voor 0 procent verantwoordelijk.

Veel mensen hebben de neiging in een gesprek de verantwoordelijkheid 50/50 te verdelen tussen zender en ontvanger, maar dit is niet effectief en helpt je niet om een betere communicator te worden.

Wat moet je wel doen? Kijk naar de effecten van je boodschappen, en wanneer die onvoldoende zijn (je doelen worden niet bereikt, taken worden door wel competente teamleden niet adequaat uitgevoerd) dan moet je je communicatie bijstellen en het nog eens proberen.

Wees niet bang om te falen en de verantwoordelijkheid voor een mislukking op je te nemen. Dat helpt je alleen maar om het de volgende keer beter te doen.

Too Big To Save – Hoe een ABN AMRO LinkedIn campagne de dood van het traditionele instituut illustreert

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. De financiële sector heeft dat de laatste jaren volop ervaren. Elke keer als het vertrouwen weer een heel klein stukje dichterbij was, kwam er weer een schandaal naar buiten, en donderde het weer in elkaar.

Hoe slecht het nu gesteld is met het vertrouwen in banken illustreert een recente campagne op LinkedIn van ABN AMRO. Het betreft de oproep een visiestuk te downloaden van de sector zakelijke dienstverlening op hun website.

Dit is de advertentie:
ABN AMRO 1

Wat een hoop LinkedIn-bezoekers in het verkeerde keelgat schiet is het woord ‘klantbehoeften’. Dit roept een stortvloed aan negatieve reacties op:

ABN AMRO 2

Tja, na al het gekloot zijn mensen banken spuugzat. Geef ze eens ongelijk. Toch zijn de problemen alleen op te lossen met empathie voor de vijand (de banken dus). Zonder totaalbeeld van de situatie zal deze niet veranderen.

Wat valt er te leren van deze campagne als pr-catastrofe? Het grappige is dat ik de bankier ken die aan het hoofd staat van deze tak van ABN AMRO, en dat dit een populaire en kundige social media gebruiker is. Wanneer hij aangeeft een onderzoek gedaan te hebben trekt hij daar volle zalen mee. Wat een verschil met deze gesponsorde link

Mensen vertrouwen deze bankier omdat hij open en eerlijk communiceert over het falen van de bank. Hij heeft zelfspot en pretendeert niet alle wijsheid in pacht te hebben. Hij zoekt samen met zijn klanten naar antwoorden, en dat levert waardevolle content op die hij deelt via social media.

Dit is geen tijd meer voor grote organisaties. Instituten hebben volop gefaald in de vorige eeuw, en blijken niet langer geschikt voor dit tijdperk van wendbaarheid, transparantie en personalisatie. De instituten die de crisis (tot nu toe) overleefd hebben, doen er goed aan de talenten die ze hebben optimaal in te zetten. Zeker diegenen die ‘het snappen’ en weten hoe je moet communiceren via social media. Ze zullen ze nodig hebben willen ze nog even mee gaan.

Tot slot, het is begrijpelijk dat een platform als LinkedIn dit aanbied, maar voor organisaties die niet op handen en voeten gedragen worden door het publiek (sowieso geen banken dus) gaat dit nooit werken. Ik sluit me daarom van harte aan bij deze gebruiker…

ABN AMRO 3